Giới thiệu 5S

1. Khái niệm chung về 5S 

Ngày nay, khái niệm Chất lượng và Quản lý Chất lượng toàn diện không còn xa lạ với các doanh nghiệp Việt Nam. Muốn nâng cao khả năng cạnh trên thị trường mỗi doanh nghiệp chọn cho mình một hướng đi riêng trong kinh doanh cũng như trong cách thức quản lý. Tuy nhiên, dù doanh nghiệp có chọn cách thức kinh doanh nào, đầu tư loại thiết bị máy móc hay công nghệ nào đi nữa, con người cũng vẫn là yếu tố quyết định đem lại thành công cho doanh nghiệp. 

 Vậy 5S là gì? 

5S là chữ cái đầu của các từ tiếng Nhật "SERI”, "SEITON”, "SEISO”, SEIKETSU” và "SHITSUKE”, tạm dịch sang tiếng Việt là "SÀNG LỌC”, "SẮP XẾP”, SẠCH SẼ, "SĂN SÓC”, "SẴN SÀNG. Từ ý nghĩa của các từ bắt đầu bằng 5 chữ S, các nguyên tắc chung của thực hành 5S được hiểu như sau: 

- SEITON (Sắp xếp): Là sắp xếp mọi thứ ngăn nắp, theo một trật tự nhất định, tiện lợi khi sử dụng

- SEISO (Sạch sẽ): Vệ sinh mọi chỗ tại nơi làm việc sao cho không còn rác hay bụi bẩn tại nơi làm việc (kể cả trên nền nhà, máy móc và thiết bị)



2. Nguyên tắc áp dụng 5S trong một tổ chức



- Xây dựng một môi trường sạch sẽ, ngăn nắp

- Mọi người trong cũng như ngoài công ty dễ dàng nhận thấy rõ kết quả

- Tăng cường phát huy sáng kiến

- Nâng cao ý thức kỷ luật trong cơ quan

- Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn

- Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc

- Xây dựng hình ảnh chức/doanh nghiệp, đem lại cơ hội trong kinh doanh ...

3. Các yếu tố cơ bản để thực hiện thành công chương trình thực hành 5S

Đào tạo và hướng dẫn mọi cán bộ nhân viên trong tổ chức/công ty hiểu rõ mục tiêu, ý nghĩa cũng như phương pháp để thực hiện. Từ đó mỗi phòng ban/phân xưởng có thể chủ động đưa ra kế hoạch thực hiện tại đơn vị của mình 

4. Các bước triển khai thực hành 5S tại tổ chức / doanh nghiệp

Để triển khai thực hiện 5S, tổ chức/doanh nghiệp có thể thực hiện theo các bước như sau:

1: Thành lập Ban chỉ đạo và xây dựng kế hoạch thực hiện

Các thành viên trong ban chỉ đạo 5S cần hiểu nắm rõ vai trò trách nhiệm của mình, hiểu rõ các nguyên tắc 5S để có thể truyền đạt cho các cán bộ nhân viên trong tổ chức của mình. 

2: Thông báo chính thức của Ban lãnh đạo và các hoạt động tuyên truyền quảng bá về 5S trong công ty



Các hoạt động tuyên truyền quảng bá thường được thực hiện thông qua các biểu ngữ, pa nô, áp phích.

3: Tổ chức ngày tổng vệ sinh trong toàn tổ chức


Các tổ chức nên duy trì việc tổng vệ sinh 2 lần trong 1 năm

4.1. Thực hiện bước "SÀNG LỌC”

Để thực hiện bước "Sàng lọc”, mỗi bộ phận/đơn vị cần đưa ra các tiêu chí để xác định những loại vật dụng/tài liệu/hồ sơ nào cần loại bỏ. Sau bước sàng lọc sơ bộ, có thể phân loại các vật dụng thành những loại như sau:

- Những vật dụng/tài liệu sử dụng thường xuyên cần được để thuận tiện cho việc sử dụng và dễ dàng

- Những vật dụng không thường xuyên được lưu giữ ở những nơi thích hợp, có chỉ dẫn và nhận biết thích hợp để có thể lấy được khi cần sử dụng

- Những vật dụng không cần thiết cũng cần được để riêng và phân loại để xử lý

4.2. Thực hiện bước "SẮP XẾP”



4.3. Thực hiện bước "SẠCH SẼ”


4.4 Thực hiện bước "SĂN SÓC”


- Tiêu chuẩn hoá việc thực hiện 5S trong tổ chức để duy trì kỷ luật

- Tiến hành hoạt động đánh giá 5S

- Tạo sự thi đua giữa các bộ phận / phòng ban

4.5 Thực hiện bước "SẴN SÀNG”

Để đạt được điều này, người phụ trách từng bộ phận, phòng ban cần gương mẫu và đi đầu trong việc thực hiện 5S. Mọi nhân viên tuân thủ các qui định chung, thực hiện tự giác và coi nơi làm việc như ngôi nhà chung. Việc rèn luyện ý thức tự giác cần phải có thời gian và cố gắng của mọi thành viên trong tổ chức. 

5. Kỹ thuật đánh giá thực hành 5S tại doanh nghiệp 

Một trong những hoạt động quan trọng góp phần vào việc duy trì và cải tiến hoạt động 5S là Đánh giá 5S. Đánh giá định kỳ 5S là hoạt động có ý nghĩa khuyến khích các hoạt động 5S. Mục đích chính của việc đánh giá là: 

- Xem xét hiệu lực và hiệu quả của hoạt động 5S

- Đánh giá khía cạnh tích cực của việc thực hiện 5S

- Kịp thời động viên các cá nhân, đơn vị hoàn thành tốt công việc và nhân rộng sáng kiến

- Phát hiện những khu vực hạn chế trong việc thực hiện để có những cải tiến thích hợp

- Hiểu được ý nghĩa và các hoạt động 5S

- Nắm được các nội dung và yêu cầu của thực hành 5S

- Nắm rõ các qui định, nội qui của công ty về hoạt động 5S

- Hiểu được cách thức đánh giá cũng như các tiêu chí đánh giá cho từng khu vực/bộ phận

Bằng cách quan sát và phỏng vấn, các chuyên gia đánh giá tập trung vào các nội dung trọng tâm như sau:

- Ban lãnh đạo công ty và các cán bộ quản lý có hỗ trợ cho chương trình 5S hay không?

- Mọi người có tự hào về nơi làm việc của mình hay không?

- Nơi làm việc có sạch sẽ và ngăn nắp không?

- Nơi làm việc có an toàn không?

- Máy móc và thiết bị có được vệ sinh và bảo dưỡng không?

- Mọi thứ có được sắp xếp hợp lý để dễ tìm và dễ lấy hay không?

- Máy móc và các vật dụng có được đặt ở nơi thuận tiện cho người sử dụng không?

- Các hồ sơ có được lưu giữ để dễ truy tìm không?

- Các đồ vật có đảm bảo sạch sẽ không ?

- Mọi người có làm vệ sinh hàng ngày một cách tự giác không?

- Các cán bộ nhân viên có mặc đồng phục/quần áo sạch sẽ, gọn gàng theo qui định hay không?

- Mọi người có ý thức về việc tạo và giữ gìn hình ảnh tốt đẹp của công ty/tổ chức của mình không?

Mỗi chuyên giá đánh giá sẽ cho điểm theo danh mục câu hỏi và dựa trên thang điểm đã được thống nhất. Tổng số điểm đạt được tại mỗi phòng ban/bộ phận được đánh giá sẽ được so sánh với nhau và với điểm tối đa có thể đạt được. Trên cơ sở đó nhóm chuyên gia đánh giá đưa ra những khuyến nghị cải tiến, đề xuất thưởng đối với những đơn thực hiện tốt. 

Việc thực hiện 5S chỉ có thể đạt kết quả tốt khi có sự tham gia của tất cả cán bộ nhân viên trong tổ chức. Bí quyết đem lại thành công trong việc huy động nguồn nhân lực cũng là yếu tố tạo nên năng suất và chất lượng của doanh nghiệp.

(theo TCVN)