6 SIGMA

6 Sigma là gì?

Ðối với Motorola, nơi đầu tiên đề xuất 6 Sigma, thì câu trả lời thật đơn giản: để tồn tại. Kể từ giữa thập kỷ 80, khi Motorola xem xét một cách nghiêm túc vấn đề chất lượng, tập đoàn này đã có những bước tiến nhảy vọt chẳng hạn giải thưởng chất lượng Malcom Baldrige năm 1988 và bí quyết thành công đó là cuộc cách mạng về chất lượng với 6 Sigma. Sẽ là thiếu chính xác nếu nghĩ rằng 6 Sigma có nghĩa là đề cập đến chất lượng theo khái niệm truyền thống - đó là sự thoả mãn các yêu cầu. 6 Sigma thực chất là giúp doanh nghiệp tăng lợi nhuận. Ðể liên kết mục đích của 6 Sigma với khái niệm chất lượng, chúng ta cần có một định nghĩa mới về chất lượng, đó là sự kết hợp của hai thành phần: Chất lượng tiềm năng và chất lượng thực tế. 

Chất lượng tiềm năng đó là hàm lượng giá trị gia tăng tối đa có thể đạt được trên một đơn vị đầu vào. Chất lượng thực tế là phần giá trị gia tăng thực tế đạt được. Hiệu số của hai giá trị trên chính là Lãng Phí. 6 Sigma tập trung vào việc cải tiến chất lượng (có nghĩa là giảm lãng phí) bằng cách giúp tổ chức tạo ra các sản phẩm/dịch vụ tốt hơn, nhanh hơn và rẻ hơn. Theo cách tiếp cận truyền thống, 6 Sigma tập trung phòng ngừa khuyết tật, rút ngắn thời gian sản xuất và cắt giảm chi phí. Nhưng không giống như những sự cắt giảm chi phí thông thường có thể gây ra suy giảm chất lượng hoặc giá trị sản phẩm, 6 Sigma xác định và loại bỏ các chi phí mà không mang lại giá trị gia tăng cho khách hàng, đó chính là những lãng phí.

Ðối với những công ty chưa đạt tới 6 Sigma, chi phí thông thường khá cao. Chẳng hạn, với công ty đang hoạt động ở mức 3 hoặc 4 Sigma thường phi chi phí khoảng 25 tới 40% tổng doanh thu để giải quyết các vấn đề về chất lượng. Chi phí đó thường được gọi là chi phí cho chất lượng, hay chính xác hơn là chi phí cho việc kém chất lượng. Các công ty đang hoạt động ở 6 Sigma thường chi phí dưới 5% doanh thu để giải quyết các vấn đề chất lượng.

6 Sigma là một phương pháp được tiến hành một cách chặt chẽ, khoa học, tập trung vào việc thực hiện có hiệu quả các kỹ thuật và các nguyên tắc quản lý chất lượng đã được thừa nhận. Bằng việc kết hợp các yếu tố trong nhiều lĩnh vực công việc khác nhau, 6 Sigma tập trung vào việc làm thế nào để thực hiện công việc mà không có lỗi hay khuyết tật. Chữ Sigma (∂) theo ký tự Hy lạp đã được dùng trong xác suất -thống kê để đánh giá sự sai lệch của các quá trình. Hiệu quả hoạt động của một công ty cũng được đo bằng mức Sigma mà công ty đó đạt được đối với các quá trình sản xuất kinh doanh của họ. Các công ty truyền thống thường đặt 3 hoặc 4 Sigma là mức Sigma chuẩn cho công ty, mặc dù ở mức đó, xác suất lỗi có thể xảy ra là từ 6200 tới 67000 trên một triệu cơ hội. Nếu đạt tới mức 6 Sigma, con số này chỉ còn là 3,4 lỗi trên một triệu cơ hội. Ðiều này cho phép đáp ứng được sự mong đợi ngày càng tăng của khách hàng cũng như sự phức tạp của các sản phẩm và quy trình công nghệ mới ngày nay.

Nếu công ty đang tìm kiếm một công nghệ mới, thì 6 Sigma không hẳn là một kỹ thuật thống kê hay một công nghệ cao gây chấn động như một số các công nghệ mới xuất hiện gần đây. 6 Sigma dựa trên chính những kỹ thuật đã được thử nghiệm và được khẳng định giá trị từ hàng chục năm nay. Về thực chất, 6 Sigma đã loại bỏ khá nhiều các yếu tố phức tạp, khó hiện thực của TQM (Quản lý chất lượng toàn diện). 6 Sigma chỉ lựa chọn các công cụ hữu dụng nhất và đã được kiểm chứng và đào tạo cho một số nhỏ cán bộ kỹ thuật chủ chốt. Những người này sẽ được gọi là "Ðai đen 6 Sigma" và có chức năng làm đầu mối chỉ đạo việc triển khai thực hiện ở tầm vĩ mô. Vì vậy, các kỹ thuật do nhóm đai đen này sử dụng thường là các ứng dụng công nghệ cao, chẳng hạn như là các chương trình ứng dụng máy tính tiên tiến nhất. Còn các công cụ được sử dụng phổ biến nhằm cải tiến hiệu quả hoạt động được gọi tắt là DMAIC (viết tắt của các từ tiếng Anh: Define - Xác định; Measure - Đo lường; Analyze - Phân tích; Improve - Cải tiến; Control - Kiểm soát). 

2. Các công cụ chủ yếu khi triển khai Six Sigma

1. Các nhà quản lý Morotola đã sử dụng một cách hệ thống các công cụ truyền thống sau đây để giải quyết các vấn đề của mình.

2. Những bài học rút ra từ việc nghiên cứu áp dụng Six Sigma

Bên cạnh những điểm cơ bản như vậy chúng ta còn thấy rằng với cách tiếp cận mới như trên, Six Sigma không chỉ áp dụng cho các nhà sản xuất mà còn áp dụng cho các nhà cung cấp dịch vụ. Với việc nâng cao chất lượng sản phẩm qua việc kiểm soát và cải tiến quá trình Six Sigma giúp ta giảm được chi phí sản xuất, tiết kiệm được nguyên vật liệu tài nguyên. Ðiều đó có nghĩa là Six Sigma mang lại lợi cho tất cả các đối tác có liên quan bao gồm nhà sản xuất, khách hàng, nhà đầu tư... 

3. Sự tương thích giữa ISO 9001 với 6 Sigma

Chương trình 6 Sigma được xây dựng dựa trên 6 bước bản là quá trình DMAIC: Xác định (Define), Ðo lường (Measure), Phân tích (Analyze), Cải tiến (Improve) và Kiểm soát (Control). Giai đoạn Xác định xoay quanh những đòi hỏi của khách hàng và các chỉ số đo lường độ thoả mãn - tất cả những yếu tố này có thể có được thông qua hệ thống quản lý ISO 9001. Mặc dù quá trình được xem xét thường bắt đầu từ khâu sản xuất, các dự án 6 Sigma có thể bao gồm cả việc quản lý tài nguyên, trách nhiệm quản lý, hoặc chính là các quá trình đo lường, phân tích và cải tiến. Kết quả của một dự án 6 Sigma là một quá trình được xem xét lại nhằm có được sự đảm bảo và được triển khai - theo thuật ngữ của 6 Sigma là "được kiểm soát" (controlled) - thông qua HTQLCL với những quy trình được văn bản hoá, các quy trình về thu thập thông tin, đánh giá nội bộ duy trì và không ngừng cải tiến.